On peut crΘer des catΘgories dans les archives, dans le but de cataloguer les informations et documents.
LorsquÆon ajoute un document, vous pouvez dΘfinir sous quelles catΘgories ce document doit Ωtre archivΘ. Ceci peuvent Ωtre plusieurs catΘgories, le document ne sera toutefois archivΘ quÆune seule fois, mais DocToKeep sait α quelles catΘgories, il appartient.
En recherchant dans DocToKeep, vous retrouverez plus vite en indiquant α quelle catΘgorie il appartient. Vous pouvez Θgalement α partir dÆune recherche de document, modifier les catΘgories qui lui sont attribuΘes.
|
|
Les opΘrations ci-dessous ne peuvent se faire que α partir de 'ajouter des documents ' , Θcran que vous obtenez si vous ajoutez par ex. des documents avec annotations. Vous ne pourrez pas crΘer, modifier ajouter et dΘfinir des catΘgories lorsque vous voyez lÆΘcran de recherche DocTokeep. Ceci, parce que ce sont des opΘrations que vous dΘsirez faire quand vous ajoutez des documents, et non quand vous les recherchez. |
Quand vous voyez lÆΘcran ½ Ajouter des documents dans DocToKeep ╗ , vous voyez en bas α droite un aperτu des archives et des catΘgories.
Lα vous pouvez effectuer les modifications suivantes :
En cliquant (bouton droit) sur une archive ou une catΘgorie vous pouvez ajouter une sous-catΘgorie en dessous de cette archive ou de cette catΘgorie:
De la mΩme faτon vous pouvez modifier le nom de la catΘgorie indiquΘe, cliquez (bouton droit) "modifier catΘgorie".
Vous pouvez modifier aussi bien le nom de l'archive que le nom d'une catΘgorie.
De la mΩme faτon vous pouvez enlever une catΘgorie. Il n'est pas possible dÆenlever une archive de cette faτon.
|
|
En enlevant une catΘgorie, vous n'avez pas effacΘ les documents. Vous vous apercevrez que les documents sont toujours prΘsents dans l'archive. Une catΘgorie est uniquement une sorte de caractΘristique, une sorte de note (label) attachΘ au document. Effacer la catΘgorie efface donc les caractΘristiques, mais pas le document lui-mΩme. |
Lorsque vous ajoutez des documents ½ avec annotations ╗ vous pouvez indiquer avec quelles catΘgories vous archivez ce document.
Vous pouvez aussi dΘfinir une certaine sΘlection de catΘgories comme standard (Valeur par dΘfaut). Ceci peut Ωtre utile α plusieurs points:
- Si vous archivez souvent des documents avec les mΩme catΘgories, et vous dΘfinissez ceux-ci comme standard, alors votre sΘlection se trouvera dΘjα indiquΘe au moment o∙ l'Θcran Ajouter des documents sÆouvrira.
- Si vous ajoutez les documents ½ sans annotations ╗ cette mΩme sΘlection standard sera utilisΘe.
Comment le faire ?
Cochez les archives/catΘgories que vous dΘsirez dΘfinir en standard. Ex. :
Avec l'exemple ΘvoquΘ ci-dessus, j'indique que les documents sont placΘs en standard dans "Archive1", avec la catΘgorie "Word".
Appuyez sur le bouton 'Gardez ces catΘgories en standard ╗ pour confirmer
cette sΘlection par dΘfaut.: 
|
|
Vous pouvez dΘfinir plusieurs catΘgories. Si vous avez sΘlectionnΘ plusieurs archives, le document sera stockΘ dans chacune des archives choisies. Ceci peut Ωtre intΘressant pour des ordinateurs portables, o∙ vous voulez conserver le document d'une part sur le serveur, pour que tout le monde puisse lÆutiliser, et d'autre part aussi, pour que vous puissiez le consulter aussi sur votre portable qui n'est pas toujours reliΘ au rΘseau. Attention : dans ce dernier cas, quand vous recherchez le document vous le trouverez deux fois. |
